Saham Milenial – Membahas mengenai contoh notulen Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) tentu tidak bisa dilepaskan dari UUPT, yaitu UU No 20 Tahun 2007. Sebab, hal-hal yang ada pada contoh notulen Rapat Umum Pemegang Saham harus sesuai dengan yang telah ditentukan dalam regulasi terkait.
Mulai dari format hingga pengesahan yang ditandai dengan tanda tangan. Hal ini dimaksudkan agar notulen yang dilakukan dalam RUPS memiliki legalitas, sehingga bisa dijadikan sebagai bukti otentik kepemilikan saham oleh para pemegang saham di perusahaan tertentu.
Dengan demikian, para pemegang saham berhak mendapatkan imbal balik yang harus diberikan oleh perusahaan. Artikel ini akan membahas mengenai contoh notulen Rapat Umum Pemegang Saham, sejalan dengan yang diatur dalam undang-undang yang bersangkutan, yaitu UUPT.
Ketentuan Notulen RUPS Sesuai Dengan UUPT
Mengacu pada penjelasan pasal 100 ayat (1) huruf a dalam UUPT, notulen RUPS atau juga disebut sebagai risalah RUPS adalah catatan lengkap yang berisi mengenai seluruh aspek yang dibicarakan serta diputuskan dalam Rapat Umum Pemegang Saham. Pihak yang berkewajiban untuk membuat risalah RUPS yaitu Direksi dari Perseroan Terbatas yang bersangkutan.
Contoh notulen Rapat Umum Pemegang Saham yang akan disajikan pada bagian selanjutnya didasarkan pada ketentuan tentang risalah RUPS. Sebagaimana yang diatur dalam pasal 90 UUPT, ada dua aturan yang berlaku mengenai notulen RUPS.
Pertama, dalam setiap penyelenggaraan RUPS yang terjadi, notulennya harus dibuat serta ditandatangani oleh ketua rapat juga paling sedikit satu orang pemegang saham yang dipilih dari dan oleh peserta RUPS.
Hal ini jelas ditunjukkan apabila harus ada pengesahan dari risalah RUPS yang dibuktikan melalui tanda tangan ketua orang rapat dan satu orang pemegang saham. Pemegang saham yang bertanda tangan dalam notulen RUPS ditunjuk oleh para peserta RUPS. Sistematika yang demikian ini kemudian menjadikan notulen RUPS bersifat di bawah tangan.
Yang kedua, diatur pula jika risalah RUPS dibuat menggunakan akta notaris, maka tanda tangan sebagaimana yang telah disebutkan sebelumnya itu tidak diperlukan. Jadi, dalam notulen RUPS bisa dipilih salah satu bentuk, antara notulen RUPS di bawah tangan melalui penandatanganan oleh ketua rapat dan satu orang perwakilan pemegang saham, atau akan dibuat dengan akta notaris. Berdasarkan UUPT, telah jelas diatur bahwa notulen RUPS tidak harus berbentuk akta notaris.
Aspek yang Membedakan Notulen RUPS Dengan Sirkuler
Ada dua komponen yang berbeda yang sekilas sama mengenai Rapat Umum Pemegang Saham, yaitu notulen RUPS dan Sirkuler. Agar lebih jelas mengenai perbedaan antara notulen RUPS dengan sirkuler, berikut akan disajikan perbedaan keduanya dalam bentuk tabel:
| No | Aspek Pembeda | Notulen RUPS | Sirkuler |
| 1 | Pengertian | – Dokumen yang berisikan semua hal penting yang dibicarakan serta diputuskan dalam Rapat Umum Pemegang Saham. | – Berkas mengenai keputusan para pemegang saham yang diambil tanpa melalui Rapat Umum Pemegang Saham. |
| 2 | RUPS | – Terjadi RUPS untuk mendapatkan notulen rapat. | – Tidak terjadi RUPS, tetapi masing-masing pihak dianggap telah berkomunikasi dan menghasilkan satu keputusan yang bulat, yang telah disetujui bersama. |
| 3 | Bentuk Dokumen | – Di bawah tangan atau bisa juga dalam bentuk akta notaris. | – Di bawah tangan, tanpa pertemuan langsung. |
Jadi, perbedaan yang jelas sekali terlihat antara notulen RUPS dengan sirkuler terletak pada ada tidaknya RUPS. Tidak mungkin notulen bisa dihasilkan tanpa melalui RUPS. Namun, berbeda dengan sirkuler yang bisa terbentuk tanpa melewati RUPS terlebih dahulu.
Dengan syarat, seluruh pihak terkait telah menyetujui keputusan yang diambil. Pemahaman ini penting untuk diketahui sebelum Anda mempelajari format notulen RUPS.
Contoh Notulen Rapat Umum Pemegang Saham
Di bawah ini akan disajikan dengan lengkap mengenai contoh notulen Rapat Umum Pemegang Saham, yang bisa digunakan sebagai referensi terkait format risalah RUPS atau juga biasa disebut sebagai berita acara RUPS.
NOTULEN RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM
PT _____________________________
Pada hari ini, tanggal __ bulan _____ tahun ____ jam ____, telah diadakan RUPS PT _____________, yang berlokasi di _________, Provinsi ____, sebagaimana Akta Pernyataan Keputusan Pemegang Saham No __ tanggal _______ yang dibuat dihadapan notaris ______.
Bahwa pada hari dan tanggal sebagaimana yang telah disebutkan di atas, RUPS terjadi dan dihadiri oleh para pemegang saham, yaitu:
- PESERTA RUPS
- ______, lahir di ____ tanggal ___ (kedudukan), (pekerjaan).
Dan seterusnya.
Karena itu, dalam RUPS ini dihadiri sebanyak ____ saham, adapun nominal seluruhnya sebesar _____.
- AGENDA RUPS
- HASIL KEPUTUSAN RUPS
- (KEPUTUSAN YANG MENJADI SOROTAN RAPAT), misalnya berupa pemberian kuasa penuh dengan menggunakan hak substitusi kepada _____ yang menjabat sebagai ______.
- PENUTUP
KETUA RUPS PESERTA RUPS
XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX
Perlu ditekankan bahwa perwakilan para pemegang saham yang ditunjuk untuk menandatangani notulen rapat paling sedikit sebanyak satu orang. Karena itu, tidak masalah apabila risalah RUPS yang dibuat ditandatangani oleh lebih dari satu orang pemegang saham. Tanda tangan tersebut merupakan perwujudan jika seluruh peserta RUPS telah menyetujui keputusan yang diambil dalam rapat.
Contoh notulen Rapat Umum Pemegang Saham yang telah dipaparkan di atas adalah salah satu bentuk risalah RUPS di bawah tangan, melalui penandatanganan oleh ketua rapat dan paling sedikit satu orang pemegang saham. Kembali perlu diingat, apabila notulen RUPS dibuat dalam bentuk akta notaris, maka penandatanganan ini tidak perlu dilakukan.
